In fast jedem Unternehmen, mit dem wir sprechen, gibt es zwei Lager: die einen wollen KI überall, die anderen nirgends. Beide Positionen haben dasselbe Problem – sie treffen eine Grundsatzentscheidung, wo eine Rechnung nötig wäre.

Die Rechnung ist simpel: eingesparte Stunden mal Stundensatz gegen Einführungs- und Betriebskosten. Drei Abläufe gehen dabei fast immer auf.

1. Anfragen vorsortieren und beantworten

Der Klassiker: Anfragen kommen über Formular, E-Mail, Telefon und WhatsApp. Jemand liest sie, ordnet sie zu, fragt Fehlendes nach. Bei 20 Anfragen am Tag sind das schnell zwei Stunden.

• Automatische Einordnung nach Art, Dringlichkeit und Zuständigkeit.
• Fehlende Angaben werden direkt zurückgefragt, bevor ein Mensch die Anfrage sieht.
• Standardfälle bekommen einen Antwortentwurf – freigegeben wird er weiterhin von einem Menschen.

Aufwand und Nutzen

Einführung in der Regel wenige Tage. Der Nutzen zeigt sich sofort, weil Anfragen schneller beantwortet werden – und Reaktionszeit ist bei den meisten Dienstleistungen der wichtigste Faktor für den Zuschlag.

2. Angebote vorbereiten

In vielen Betrieben ist der Großteil jedes Angebots identisch. Trotzdem wird jedes Mal von vorn geschrieben, weil die Textbausteine über drei Laufwerke verteilt sind.

Ein Assistent, der auf Ihre eigenen früheren Angebote trainiert ist, erzeugt aus wenigen Eckdaten einen vollständigen Entwurf. Geprüft und verschickt wird er von Ihnen – die Verantwortung bleibt beim Menschen.

3. Dokumente auslesen

Rechnungen, Lieferscheine, Stundenzettel, Formulare: Papier oder PDF kommt herein, jemand tippt Daten ab. Das ist der Ablauf mit dem klarsten Ergebnis, weil er vollständig messbar ist.

• Automatisches Auslesen der relevanten Felder.
• Übergabe an Buchhaltung oder Warenwirtschaft ohne Zwischenschritt.
• Unsichere Fälle landen in einer Prüfliste statt im System.

Was vorher geklärt sein muss

1. 01Welche Daten werden verarbeitet, und dürfen sie das Haus verlassen?
2. 02Wo steht das Modell – EU-Hosting, eigener Server oder Anbieter außerhalb der EU?
3. 03Wer gibt frei? Bei kundenwirksamen Texten immer ein Mensch.
4. 04Verarbeitungsverzeichnis und Rechtsgrundlage – das gehört ins Projekt, nicht in die Nachbetrachtung.
5. 05Was passiert, wenn das Modell falsch liegt? Jeder Ablauf braucht einen Rückfallweg.

Und wenn sich nichts rechnet?

Dann sagen wir das. Wir haben schon Analysen abgeschlossen, deren Ergebnis war: Ihre Abläufe sind gut aufgestellt, sparen Sie sich das Geld. Das ist ein legitimes Ergebnis – und die Grundlage dafür, dass man beim nächsten Thema wieder anruft.